หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ใบ 50 ทวิ) : คืออะไร เพื่ออะไร จัดการอย่างไร ?

“หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย” เอกสารนี้มีชื่อเรียกหลายชื่อ

บางคนเรียกสั้นๆ ว่า “ใบ 50 ทวิ” บางคนเรียกย่อๆ ว่า “ใบหัก ณ ที่จ่าย” “หนังสือรับรอง 50 ทวิ” หรือ “เอกสารแสดงรายได้”

แต่เมื่อได้เอกสารมา หลายท่านกลับไม่รู้ว่าคืออะไร มีไว้เพื่ออะไร และควรจัดการอย่างไรดี บทความนี้จะพาทุกท่านไปค้นหาคำตอบไปด้วยกันค่ะ

คืออะไร ?

หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย เป็นเอกสารที่ ผู้มีเงินได้ (ตัวเรา) ได้รับจากผู้จ่ายเงินได้ (นายจ้าง / ผู้ว่าจ้าง / ผู้ที่จ่ายเงินได้ให้กับเรา) โดยเป็นหลักฐานที่แสดงสาระสำคัญ ได้แก่

1. ใครเป็นผู้จ่ายเงินได้
2. ใครเป็นผู้รับเงินได้
3. เงินได้นั้นมีมูลค่าเท่าใด
4. เงินได้นั้นเป็นรายได้ประเภทใด
5. เงินได้นั้นจ่ายให้เมื่อใด
6. เงินได้นั้นผู้จ่ายได้ “หักภาษี ณ ที่จ่าย” เอาไว้เท่าใด เพื่อนำส่งให้กับสรรพากร

ทำเพื่ออะไร ?

หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย เป็นเอกสารที่ ออกให้เพื่อเป็นหลักฐานว่า

1. ผู้จ่ายเงินได้ มีการจ่ายเงินได้จริง
2. ผู้รับเงินได้ มีการรับเงินได้จริง
3. เงินได้ดังกล่าว มีการหักภาษี ณ ที่จ่าย และได้นำส่งให้กับกรมสรรพากรแล้ว

ทั้งนี้การหักภาษีดังกล่าว เปรียบเสมือนการจ่ายภาษีล่วงหน้า ณ วันที่ได้รับเงินได้เลย แต่ไม่ได้หมายความว่าผู้มีเงินได้เสียภาษีครบถ้วนแล้ว เพราะภาษีที่ถูกหักไป อาจจะมากกว่าหรือน้อยกว่าภาษีเงินได้ที่ต้องเสีย ซึ่งจะต้องไปคำนวณภาระภาษีที่ต้องเสียจริงอีกครั้งในการยื่นภาษีประจำปี

เอกสารนี้ จึงเป็นเอกสารสำคัญที่ ใช้เป็นหลักฐานประกอบการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาประจำปี (ภ.ง.ด. 91/90) รวมถึงสามารถ ใช้เป็นเอกสารในการยืนยันรายได้ของคนที่ทำอาชีพอิสระ เมื่อต้องการขอสินเชื่อกับสถาบันการเงินต่างๆ อีกด้วย

ได้รับเมื่อใด ?

ผู้มีเงินได้จะได้รับหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย เมื่อใดนั้น แบ่งเป็น 2 กรณีตามประเภทเงินได้

1. ประเภทเงินได้ 40 (1) และ 40 (2) เช่น เงินเดือน ค่าจ้าง ค่านายหน้า : ผู้จ่ายเงินได้ต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ภายในวันที่ 15 กุมภาพันธ์ ของปีถัดจากปีที่มีการหักภาษี ณ ที่จ่าย หรือภายใน 1 เดือนนับตั้งแต่วันที่ผู้ถูกหัก ณ ที่จ่ายออกจากงาน
2. ประเภทเงินได้ 40 (3) – 40 (8) เช่น ค่าแห่งลิขสิทธิ์ ดอกเบี้ย เงินปันผล ค่าเช่า เงินได้จากวิชาชีพอิสระ รับเหมาก่อสร้าง : ให้ผู้จ่ายเงินได้ออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย ทันทีทุกครั้งที่มีการหัก ณ ที่จ่าย

โดยถ้าผู้มีเงินได้ไม่ได้รับหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย ตามกำหนดเวลาข้างบน ผู้มีเงินได้ต้องติดตามเอกสารกับผู้จ่ายเงินได้ทันที

ได้รับแล้วต้องตรวจสอบอย่างไร ?

เมื่อผู้มีเงินได้ ได้รับหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย ต้องตรวจสอบความถูกต้อง 2 อย่าง

1. ตรวจสอบจำนวนเอกสารว่าได้รับเอกสารจำนวน 2 ฉบับที่มีข้อความตรงกันหรือไม่ โดยฉบับที่ 1 มีข้อความว่า “สำหรับผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายใช้แนบพร้อมกับแบบแสดงรายการภาษี” และฉบับที่ 2 มีข้อความว่า “สำหรับผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายเก็บไว้เป็นหลักฐาน”
2. ตรวจสอบข้อมูล 6 จุดว่าถูกต้องและครบถ้วนหรือไม่ ได้แก่
   • ข้อมูลของผู้มีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย (ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี)
   • ข้อมูลของผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย (ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี)
   • วัน เดือน หรือปีภาษี ที่จ่ายเงินได้
   • จำนวนเงินที่จ่าย
   • จำนวนภาษีที่หักและนำส่งไว้
   • มีการลงชื่อผู้จ่ายเงินได้หรือไม่

ทั้งนี้หากไม่ถูกต้อง จะต้องรีบแจ้งผู้จ่ายเงินได้ ให้ทำการแก้ไขเอกสารดังกล่าวให้ถูกต้อง

จัดการอย่างไรเมื่อได้มา ?

หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย มี 2 รูปแบบ โดยไม่ว่าจะได้รับในรูปแบบใด ก็ต้องเก็บเอกสารไว้ให้ดี ดังนี้ 

1. รูปแบบกระดาษ : ควรจัดเก็บในแฟ้มหรือซองเอกสารที่แยกต่างหากจากเอกสารอื่นๆ โดยอาจแยกเอกสารเป็นปีละ 1 แฟ้มหรือ 1 ซอง
2. รูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ : ควรจัดเก็บไฟล์ในโฟลเดอร์ที่แยกต่างหากจากเอกสารอื่นๆ โดยแยกไฟล์ไว้ปีละ 1 โฟลเดอร์ กรณีที่มีความเสี่ยงที่คอมพิวเตอร์ที่ใช้จัดเก็บข้อมูลจะเสียหาย ก็สามารถทำการ Backup ขึ้นบน Cloud Drive ต่างๆ ไว้อีกชั้นหนึ่ง เป็นต้น

ทั้งนี้ควรเก็บหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ไว้ 5 ปีนับจากวันที่ยื่นภาษี เผื่อต้องใช้เป็นหลักฐานต่างๆ ให้กับกรมสรรพากรเมื่อถูกเรียกตรวจ

หากพลั้งเผลอทำหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย หายหรือชำรุด สามารถขอให้ผู้ออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ออกใบแทนให้ โดยใช้วิธีถ่ายเอกสารจากสำเนาคู่ฉบับหรือพิมพ์เอกสาร โดยต้องมีข้อความว่า “ใบแทน” ไว้ที่ด้านบนของเอกสาร และผู้ออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ต้องลงลายมือชื่อรับรองด้วย

บทสรุป

หากได้รวบรวมเอกสารหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ไว้ถูกต้องและครบถ้วนดีแล้ว เมื่อถึงกำหนดการยื่นภาษีประจำปี เราก็จะสามารถกรอกข้อมูลในแบบ ภงด.90/91 ได้อย่างมั่นใจว่าไม่ได้ตกหล่นเงินได้รายการใดไป ซึ่งจะเป็นเหตุให้การยื่นภาษีไม่ถูกต้อง

กรณีที่ปีดังกล่าว ยื่นแบบแล้วพบว่าได้รับเงินภาษีคืน (เนื่องจากมีการหัก ณ ที่จ่ายมากเกินกว่าที่ต้องเสียภาษี) หากเอกสารต่างๆ ถูกต้อง ก็จะทำให้ได้รับเงินคืนภาษีรวดเร็วขึ้นด้วย

ทั้งนี้ เทคนิคการจัดเก็บใบทวิ 50 ข้างต้น ก็ยังสามารถใช้กับเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการยื่นภาษีอื่นๆ เช่น ใบเสร็จค่าเบี้ยประกัน หนังสือรับรองดอกเบี้ยเงินกู้ยืมจากธนาคาร หนังสือรับรองการลงทุนใน SSF/RMF หลักฐานการบริจาค ฯลฯ ได้ด้วยนะคะ

เพราะหากเอกสารต่างๆ ถูกจัดเก็บอยู่เป็นระบบในที่เดียวกัน เราก็จะไม่ต้องปวดหัวกับการตามหาเอกสารภาษี และเมื่อสรรพากรเรียกหาเอกสารใดๆ ก็สามารถส่งมอบได้ทันที 

สำหรับท่านใดที่อ่านบทความนี้แล้ว ยังไม่มั่นใจเกี่ยวกับการจัดการเอกสารภาษี และการยื่นภาษีต่างๆ ก็สามารถใช้บริการ “วางแผนการเงินแบบองค์รวม“ ของ บลป. Avenger Planner ได้นะคะ เพราะส่วนหนึ่งของบริการนั้น นักวางแผนการเงินจะให้คำแนะนำเรื่องของการวางแผนภาษี และการยื่นภาษีต่างๆ ให้ด้วยค่ะ